Quels documents et/ou informations fournir dans une lettre de résiliation

Lorsqu'on envoie une lettre de résiliation, il convient de la soigner particulièrement afin que la clôture de son contrat se fasse dès que possible et sans erreurs. Plus concrètement, il convient d'y faire figurer quelques éléments incontournables pour éviter à l'entreprise commettre une quelconque bévue ou encore de se trouver désabusée devant le courrer de résiliation, ne sachant pas au juste quel contrat résilier exactement. Voici quelques éléments à faire figurer dans un courrier de résiliation.

Donner les informations pour être clairement identifié

La première chose à indiquer au moment de la rédaction d'une lettre de résiliation, comme dans tout courrier d'ailleurs, est sans doute son identité via son prénom et son nom. Dans le même ordre d'idée, il convient de fournir des information de contact et/ou d'indentification :

• adresse postale ;
• adresse de courrier électronique ayant servi à l'inscription ;
• numéro de téléphone de contact.

Ces informations peuvent permettre à l'entreprise de contacter son client au besoin, pour obtenir des précisions, éventuellement faire une nouvelle proposition commerciale, etc. Elles peuvent aussi être utile à des fin d'identification, si la seule indentité du client d'y suffisait pas (en cas d'homonymie par exemple).

Fournir les informations pour identifier sans conteste le contrat à clôturer

Il convient, lorsqu'on souhaite résilier un contrat de fournir toutes les informations utiles pour que celui-ci soit clairement identifié par l'entreprise devant y mettre un terme, à plus forte raison si l'on dispose de plusieurs contrats au sein d'une même entreprise commercial (par exemple plusieurs contrats d'assurance, pour l'automobile, l'habitation... dans une même société d'assurnace). Plus concrètement, il faut indiquer :

• le numéro de contrat ;
• le nom du contrat (prévoyance santé, abonnement presse à tel média, contrat de fourniture d'électricité...) ;
• la date de souscription du contrat.

Rédiger sa lettre en conformité avec les conditions générales de vente et/ou d'utilisation

Les CGV/CGU indiquent censément clairement comment résilier son contrat, il convient donc d'en prendre connaissance avant de rédiger sa lettre de résiliation en bonne et due forme. Voici quelques éléments sur lesquels se montrer particulièrement vigilant pour rédiger un courrier de résiliation sans commettre d'imper.

Indiquer une date de résiliation : attention au préavis

Pour qu'une demande de résiliation soit complète et efficace il convient d'indiquer la date souhaitée pour le clôture effective du contrat. Attention, il convient, avec de s'avancer sur cette date, d'avoir ou de prendre connaissance des conditions générales de vente ou d'utilisation afin de déterminer si un préavis avant résiliation y est indiqué. Ces conditions générales de vente ou d'utilisation ont censément été jointe au contrat et/ou sont librement consultatbles sur le site Internet de l'entreprise contractante.

Dans cette optique de respect d'un préavis pour la résiliation, il est conseillé d'envoyer son courrier de résiliation par lettre recommandée avec avis de réception, afin d'avoir, via l'avis de réception, la preuve de la date à laquelle le destinataire a reçu le courrier de résiliation, date à partir de laquel commencera à courir le préavis.

Indiquer et documenter un motif de résiliation si la situation l'exige

En fonction des cas, un motif peut être nécessaire pour clôturer un contrat. C'est par exemple le cas pour résilier un contrat d'assurance souscrit depuis moins d'un an. En effet, si ce genre de résiliation est possible sans avancer de motif après un an pour passer à la concurrence, avant ce premier anniversaire, il faut pouvoir prouver d'un motif légitime de résiliation : vente ou destruction du véhicule pour un contrat d'assurance auto par exemple. Les motifs légitimes sont indiqués dans les CGV/CGU des entreprises, comme l'éventuel préavis pour résiliation évoqué plus haut.

Si un motif légitime est nécessaire à la résiliation d'un contrat, le courrier de clôture doit le citer clairement et apporter la preuve de son existence via un document joint à la lettre.

Par exemple, dans l'exemple de la résiliation d'un contrat d'assurance auto avant un an de souscription pour un véhicule vendu, le certificat de cession de celui-ci doit être joint à la lettre.