Comment écrire une lettre administrative

Diverses situations peuvent conduire à la nécessité de rédiger une lettre dite administrative, c'est-à-dire destinée à une administration, qu'elle soit publique (par exemple une mairie ou un organisme public social) ou privé (par exemple une entreprise). On peut, par exemple, devoir envoyer ou remettre à son employeur une lettre de demande de congé parental ou encore une attestation sur l'honneur à une administration publique délivrant des allocations, par exemple. Quoi qu'il en soit, voici quelques conseils pour rédiger une lettre administrative réussie.

Soigner l'en-tête de la lettre administrative

Le premier élément d'une lettre destinée à une administration à figurer sur une lettre et l'en-tête. Celui-ci doit être particulièrement soigné et contenir certaines informations utiles au destinataire, en particulier si la lettre suppose qu'on y réponde.

Parmi les informations à y faire figurer il convient d'indiquer son identité et ses coordonnées :

• ses nom et prénom ;
• son adresse postale ;
• son numéro de téléphone si besoin ;
• une adresse e-mail de contact si besoin. Ces informations sont à faire figurer en haut à gauche de la lettre.

Sous celles-i, on fait traditionnellement figurer, cette fois à droite de la lettre, des informations relatives au destinataire, à savoir :

• la raison sociale (ou le nom de l'administration) ;
• le cas échéant, l'identité de la personne physique destinataire et sa fonction ;
• l'adresse du destinataire.

Sous ces éléments, à droite de la lettre, on inscrit traditionnellement le lieu de rédaction et la date de rédaction de la lettre.

L'objet et le corps de la lettre

Il est d'usage, pour une lettre administrative, d'indiquer, sous l'en-tête et au centre de la lettre, son objet. On peut ainsi indiquer :"Objet : Demande de congé parental".

Sous l'objet de la lettre, le corps de la lettre détaille son objet. Il convient de l'introduire par une formule telle que "Madame, Monsieur" si l'on ne sait pas précisément à qui on s'adresse et "Madame" ou "Monsieur" suivant le cas si l'on sait à qui l'on s'adresse.

Ensuite il convient de de détailler sa demande tout en se montrant concis et précis.

À la fin du corps de la lettre, on peut indiquer ce que l'on attend et le cas échéant on peut faire mention des documents joints à la lettre, par exemple un justificatif de domicile ou copie de carte d'identité. Une formule comme celle-ci peut convenir. "En espérant que vous donnerez une suite favorable à mon dossier, je vous prie de bien vouloir trouver joints à ce courrier les documents...".

Enfin, il est d'usage de clôturer le corps de la lettre par une formule de politesse comme "Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer l'expression de mes respectueuses salutations."

Après le corps de la lettre et à la tout fin du courrier, il faut indiquer son nom et apposer sa signature.On peut, par exemple, devoir envoyer ou remettre à son employeur une lettre de demande de congé partental ou encore une attestation sur l'honneur à une administration publique délivrant des allocations, par exemple. Quoi qu'il en soit, voici quelques conseils pour rédiger une lettre administrative réussie.